初探高校物业管理的功能定位
来源: 资产后勤处  发布时间: 2008-03-21  浏览次数: 3026

四川师大后勤集团   袁凌  夏四平

                                

    随着高校后勤社会化改革的不断深入,高校物业管理也呈现出了良好的发展态势。在后勤社会化改革的初期,高校物业管理还是一个极其陌生的词汇,讲得更多的还是校园环境管理。随着社会的发展及高等学校办学规模的普遍扩大,加之学生对求学环境要求的不断提高,原来的校园管理模式已经不能适应新形势的需要。高校后勤社会化改革的一个重要目的就是为学校减轻后勤管理方面的负担,以保证用更多的精力去抓学校的教学及科研质量。因此,在此背景下,高校更需要适合学校发展的校园管理模式。专业物业管理模式的引进给学校校园管理带来新的生机,许多引入物业管理的高校也尝到了甜头,如学校环境更加清新、优美,后勤服务更加优质、高效。由于学校物业具有重教育、重服务的特性,在不断倡导专业化物业管理的进程中,开始出现了一些问题和困惑,如怎样创设一套适应高校特色的完整、可行的物业管理模式?怎样正确协调处理在物业服务和物业管理中服务、教育、管理的关系?要回答这些问题,首先应该研究和确立高校物业管理的功能,因为只有我们对高校物业管理的功能和作用进行了正确的定位,才能有效地建立与之相适应和配套的高校物业管理组织结构、管理模式、操作办法及服务内容,才能最大限度地保证高校物业管理的方向性和目的性。正确设计和分配高校物业管理的功能还有利于作为甲方的学校对物业管理企业极其质量标准进行科学监理、督促和检查,从而确保高校物业管理服务水平的不断提升和发展。

     结合物业管理行业的专业性特点及高校“管理育人、服务育人、环境育人”的要求,对高校实施物业管理的作用进行初步的定位,包括四方面的内容:一是为师生生活提供良好的生活环境及活动空间;二是为学校管理、教学、师生生活提供多元化、实效性的服务;三是为维护学校稳定,构建和谐校园提供有力支持;四是实现高校物业的保值和增值。下面分别进行具体论述:

                                

为学校及师生生活提供良好的生活环境及活动空间

    为广大业主营造安全、优美、舒适、洁净的生活环境和活动空间是物业管理最基本的功能,高校物业服务也不例外。高校物业从使用功能上讲,更多是师生进行教学活动的场所,师生对学习环境的要求并不亚于对生活环境的要求,因为整洁、清新的学习环境不仅能保持师生身心愉悦,更能有效地提高教学效率。高校物业还具有一个十分明显的特点,那就是学生的流动性较大,物业使用的频率相对较高,这给环境的维护造成了极大的难度。另外,从社会稳定和发展的角度来讲,高校是一块十分敏感的区域,因此,公共秩序维护的责任极其重大。这些特点决定了高校物业服务在环境营造上必须以高标准、高质量的要求进行和实施,在不断引进社会专业标准的同时,还要针对高校的实际情况,提出特定的标准和要求。

    首先,在清洁卫生方面,要确立专业操作、保持整洁、服务教学的目标。在具体操作当中,一方面要全面引入物业管理行业具体操作模式及质量标准,并严格参照标准进行规范化、程序化地实施;另一方面针对学校物业的特点及教学活动的要求进行点对点地操作,利用岗位安排、提高标准、特别突击等方式来应对高校物业使用频率较高、临时性要求较大等问题。比如,学校的各种大型活动开展较为频繁,每次大型活动之前都必须进行清洁卫生突击清理,以达到活动组织者及学校的要求。再如,教室的清洁卫生,每天受污染度较重,因此必须得选择时机进行及时保洁。一些高校物业服务部门对教室清洁卫生的要求即是上课之前做到“两个无尘”——学生课桌无尘、老师讲桌无尘。在进行校园清洁卫生服务工作中,全面提倡量化和细节管理,促使各项环节都能够进行数字化的表示,取得了较好的成效。

    其次,在园林绿化方面,要确立协调统一、美观健康、陶冶情操的目标。校园绿化不仅能衬托校园的和谐美、自然美,更能够启发学生的美感,陶冶学生的情操。在开展园林绿化工作时,从规划设计到方案确定,从日常维护到适时调整,物业服务部门都需要参与其中,除进行专业的除草、防虫、补栽、修整等日常维护外,还必须结合学校的布局及师生的审美情绪进行合理的规划。

    第三,在公共秩序维护方面,要确立安全第一、规范操作、责权统一的目标。安全及消防工作应该是高校物业服务工作中的重中之重,它直接关系到学生的切身利益,关系到学校的利益、稳定和发展。高校物业管理部门必须通过严谨、科学、规范的管理,充分利用各种安全防护技术,确保公共秩序处于有序、安全、健康的状态。由于人员流动性较大、楼宇设计和使用功能杂乱等原因,高校物业的安全管理难度极大,如内盗现象突出、业主防范意识不足等。这就特别要求高校物业管理部门随时反馈和总结管理信息,随时调整操作办法,以适应不同时段、不同部位、不同业主的要求。另外,需要强调说明的是,高校物业的安全管理是一个联动的体系,它不仅仅物业管理部门的职责,还是一种共同的义务。因而一定要做到职责清晰、责任分明,物业管理部门主要履行公共秩序维护的义务及进行所托物业的消防安全管理,业主单位应该全面负责重点物资和部位的保全。总之,业主单位与物业管理企业必须明确在安全管理上的契约关系,从而形成协调有序、坚实牢固的整体。

                                

为学校管理、教学、师生生活提供多元化、实效性的服务

    这个功能应该是高校物业服务特有的功能,这也是高校物业管理的特色所在。此功能的全面实现将进一步完善高校物业管理的模式,也将会把高校物业管理与社会物业管理区别开来。这个功能的提出和实施应该是基于高校物业管理管理特色的定位,即是:物业服务与学校育人环境的营造实现有机、和谐、自然的统一,先进的物业管理理念与现代学校教育、管理理论实现完美结合。此功能延伸了物业管理服务的概念,让高校物业服务在管理广度和深度上进行了尝试性的扩展,同时也极好地诠释了高校实施物业管理的终极目的——为学校在后勤保障和管理上最大限度地减轻负担。

管理服务

    高校物业管理企业不仅是一个服务部门,在高校中,有的时候更多是作为学校的一个管理部门出现。比如,物业管理部门可以承担学校部分接待工作。优质的服务、规范的操作、人文化氛围一定会给各种接待工作带来新的气象,对学校整体形象的提升将会起到积极的作用。在学校组织开展的各种活动及安排的突击任务中,物业管理部门除了履行自身服务职责外,还能够进行协调和资源配置,以保障活动有序地进行,在这个过程中,物业管理部门充当了学校行政部门的强力助手,扮演了效果极佳的管理角色。

教学服务及教学后勤保障

    教学服务及教学保障在高校未实行物业管理以前一般属于教务处的职责,这让本身主要履行确保教学质量的学校职能部门不得不分出精力来做教学后勤保障的一些琐事,这极大地影响了教学质量的提高。实行物业管理后,物业管理部门应该主动承担和履行教学服务的职责,在具体操作中,根据教学的需要,不断优化教学服务的模式,不断扩展教学服务活动的项目和内容,以达到教学有序、师生方便的目的。具体的内容可以涉及:协助教室的分配使用、教学器具的管理和发放、特殊教室的管理和维护、运动场馆的管理等。

                                    对师生生活提供全方位服务                                   

    对师生提供多元化、全方位的服务其目的是让广大师生感受到物业管理给他们生活和学习带来的便利,让大家在文明、雅致、方便的生活空间里更好地完成自己的工作和学习。主要应该做三方面的工作:一是为师生提供生活和学习上提供力所能及的便利。随着生活水平的提高,师生在学校里十分需求更便捷的服务,作为物业服务部门,应该随时了解和分析师生的需求,适时地补充和调整服务项目,全面引入差异管理的概念,师生想到的一定要做到,师生没有想到的,一定要想到,然后做到。不断超越广大师生的满意度,让服务受众不断地感受服务的新颖性和及时性。在对教师服务上,通过分析教师从进入教学楼到离开教学楼这段时间的所有环节,然后在每个环节上设置相应的、有效的服务项目,比如布置好教员休息室,准备好老师饮用水,准备好老师课后的洗手用水等,让教师在教学楼所处的每分钟都能感受到优质的服务。对学生服务方面,提供专门供学生饮水的地方,为学生准备雨伞等,学生在上学求知的同时,也能够享受温馨的、人文化的服务。二是根据学校的情况及学生的需求适时开展各种特色活动及宣传教育活动,这不仅能加强和疏通与广大师生的关系,寻求师生的合作和支持,有利于加强服务受众对物业部门的理解,而且通过活动的开展,能够提升物业管理部门的知名度和服务品牌。例如,在新生军训之前,针对新生适应力差的问题,组织举办了健康咨询活动,以保证新生能以良好的心理和身体准备去迎接军训。

教化和育人氛围渲染

通过加强物业队伍的素质建设,把每一个员工不仅培养成技术职业人,更重要的是把他们培养成能够利用自身的言行和素养去影响和感化学生的教育者。服务者通过辛勤劳作,创设出优美、和谐的环境,让学生在环境的熏陶中得到教育和启发,增长见识、开阔视野、陶冶情操,在潜移默化中获得素质的提高,共同营造良好的育人环境。我们可是试想,大多数学生不会在洁净的地面上吐痰,也不会在整洁的电话亭上贴小广告,这显示氛围渲染的作用是巨大而无形的。物业是涉及师生生活服务较深的部门,在教育青年学生成长成才这一根本宗旨上是与学校一致的。物业部门在提供优质服务的同时,也获得了不断了解师生生活和心理需求的机会,因此能够结合高校教育性的特点,分析和探索营造文明、奋发、雅致育人环境的途径和方式,与学校整体育人环境的营造形成相得益彰的效果。

                                

为维护学校稳定、构建和谐校园提供有力支持

随着高校物业管理行业不断发展,高校物业管理的服务内容得到了更快、更新、更广的拓展。服务项目不仅包括常规的物业服务项目,如环境卫生、秩序维护、设备维养等,还包括具有高校特色的服务项目,如教学后勤保障、学生特约服务、教育宣传活动等等。而且这些项目还在随着学校发展的要求及师生的需求处于不断调整和优化的阶段,物业涉及学校发展及师生生活的范围日趋广泛。内容延伸了,服务范围扩展了,与服务对象的接触面也相应增大了,当然出现问题的概率也增大了。之所以要将维护学校稳定作为高校物业管理工作的一个功能进行定位,就是要求高校物业管理部门在提供纷繁复杂的物业服务的时候,一定要以维护学校稳定为前提。在实施任何一项服务工作时,都应考虑是否影响学校的稳定,是否有助于学校的稳定,然后再选择适当的、合理的操作模式和方法。

    高校物业管理部门在维护学校稳定的工作中主要需要注意以下几方面:一是正确分析师生的需求及学校发展对物业部门的要求,掌握学校对物业管理部门的期待值,这有助于物业管理部门把握方向,避免由于方向缺失造成不稳定因素;二是随时掌握学生思想和需求的动态信息。如前所述,物业服务的内容得到了较大程度的拓展,物业与师生及学校相关部门的接触面在不断扩大,这给了物业了解师生各方面信息的便利,因此物业应该充当信息收集和信息汇报的角色,及时了解师生需求和意见,并定时向相关部门汇报和反映。三是缓和矛盾、化解冲突、协调关系、解除疑惑,物业部门可以以人性化的服务协调和处理遇到的各种问题。物业管理部门具有公共事务管理的属性,能够运用良好的协调沟通技术,能够树立并秉承“以人为本”的思想,可以与服务对象实现有效、良好的沟通,这是化解矛盾的基础。四是物业部门通过专业的操作、精心的管理,履行着校园秩序的维护职责,营造安全、稳定的校园环境。专业的物业管理部门在安全维护技术上比较过硬,具备良好的突发事件处置能力,尤其在涉及偷盗、消防方面的安全事故,各种预案十分健全,操作方式也比较科学规范,可以最大限度地避免安全事故的发生。五是为构建安全有序、整洁雅致、互助友爱、包容诚信的和谐校园作出自身特有的贡献。安全有序应该是构建和谐校园的首要目标,物业服务部门也必须肩负协助营造安全环境的职责。在协调各种关系及提供各种服务的过程中,需要充分展现物业服务部门包容诚信的精神和道德风貌,因此物业服务人员的言行举止能够感染校园内其他群体,从而形成浓厚的大环境。

                                

实现物业的有效保值和增值

    此功能是最容易被忽视的,但却是最重要的功能,这是保持物业持续利用的关键环节。高校在未实施专业物业管理以前,在房屋及公共设备设施管理和养护方面做得十分不够,具体操作欠规范。房屋及其设备由于使用频率较高,日常维养跟不上,导致老化极快,很多物业还未达到使用年限就开始宣布“退休”,其使用价值被大大打了折扣。比如一幢造价1000万的教学楼,如果进行了标准化保养,其使用寿命可以达到50年,甚至更久,如未进行科学保养,可能只能使用40年,因此产生10年的使用价值,折算下来就是200多万。因而高校物业为了实现其保值和增值,必须利用科学的手段、规范的操作、严格的标准进行系统的养护。

房屋及公共设备、设施的管理和维护

    房屋及公共设备、设施的维护首先要确立专业、规范、节约的管理目标,以保障物业得到科学、有效的维护。具体应该做到,小修要及时,以免造成大修,中、大修要合理计划、规范实施,既要考虑成本,又要考虑成效。这就需要严格参照物业管理行业的维护标准,根据实际情况有的放矢地组织实施。在日常管理中,完善各项操作规程,不断提升维护人员的技术含量,做好巡检、记录和反馈。通过专业化的操作和运行,保障房屋及相关配套设备设施随时处于良好、可利用状态。

物业管理前期介入与前期规划

    高校物业管理企业应该积极参与前期规划和施工管理,完善楼宇设计。在楼宇的设计、施工阶段及园区规划方面,从实际使用功能及管理角度提供合理化意见和建议,以降低管理成本,增加管理效率。

 

                                   

    总之,只有正确地对高校物业管理的功能和作用进行全面的定位,才能以此为基础,建立科学、高效的校园物业管理模式,切实为维护高校稳定,构建和谐校园提供强有力的支持。

 

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